Contractació d'esdeveniments en l'era post COVID-19
Especial espais per a esdeveniments.
A San Miguel Tarraco Arena estem expectants per saber els principalscanvis que haurem d'afrontar els espais que, com nosaltres, acullen esdeveniments corporatius i grans espectacles. Durant aquests últims mesos de pandèmia hi ha hagut caigudes de sol·licituds d'esdeveniments del 80% i del 90% en l'àmbit general. Una xifra francament demolidora per a nosaltres els professionals d'aquesta indústria.
Amb alguns canvis sabem que tocarà conviure durant molt de temps, EPIS, distàncies de seguretat, limitació d'aforaments, neteja constant de zones comunes abans i durant l'esdeveniment, etc.
Una altra incertesa és la de com canviarà la contractació d'esdeveniments un cop recuperem la nova normalitat.
Els espais formem part d'un Briefing i normalment desconeixem el contingut total de les necessitats que hem de cobrir. Dins de la gran base de dades que disposen les agències, hem d' entrar dins dels seus paràmetres de recerca i gestió. I amb això hem de complir uns estàndards de qualitat que, a banda del client final, també exigiran les agències.
Els compradors d'esdeveniments, tenen un gran coneixement del sector, analitzen les dades i busquen el venue més idoni segons les necessitats del client.
Per facilitar la tasca, és aconsellable assolir una relació a llarg termini entre espai i agència amb l' objectiu de complir les condicions descrites pel client final d' una manera més efectiva.
També la relació entre el comprador, espai i el client final ha de ser molt estreta, ja que cada esdeveniment és diferent i a això se sumen diferents canvis que van apareixent en el procés i que hem d'afrontar junts. A partir d'ara formarem part (encara més) del mateix equip ja que estem davant d'un mercat complex i amb clients molt exigents.
Els espais hem de formar els nostres equips perquè coneguin bé totes les adaptacions que farem al recinte. També haurem d'analitzar detingudament els diferents productes oferts per complir uns estàndards de qualitat i un certificat de sostenibilitat.
Un dels canvis més significatius serà la flexibilitat necessària entre ambdues parts. Entrem en una era incerta i qualsevol component financer o compromís contractual haurà de ser revisat al detall amb total garantia. S'està parlant ja de la clàusula Covid i d'assegurances de cancel·lació amb el cost a 3 bandes. El que ja és segur no desapareixerà dels nostres contractes és la clàusula de cancel·lació per força major.
També l'adaptació en el preu serà molt important. La tendència serà ajustar els costos generals per invertir en seguretat i desinfecció del recinte i convidats. És clar que l' ajust de preus no es pot repercutir en el client final i haurà de ser un valor assumit entre totes les parts implicades en el projecte.
Veiem també en un futur molt pròxim que les grans empreses comencessin a treballar d'altres empreses, més centralitzada en les persones i posant totes les mesures necessàries per treure la por generalitzada.
Els esdeveniments també seran de major qualitat, enfocats a prestar especial atenció a tots els assistents. Els esdeveniments continuaran sent presencials, però amb més sostenibilitat i connectivitat.
Encara avui desconeixem com s'ha de regular el sector i no podem preveure que passarà en els propers mesos. En l'actualitat ja s'estan demanant sales de més de 1.000m2 per acollir esdeveniments de 300 persones. En espais com San Miguel Tarraco Arena ja hem fet un pas endavant proposant solucions i formats innovadors per a esdeveniments segurs. El Format360º i el circular immersiu són 2 clars exemples que ¡sí que es pot! seguir organitzant esdeveniments presencials en l'era Post Covid.