Iberian MICE Forum va reunir el 2019 un grup d'organitzadors d'esdeveniments i responsables d'espais, per poder conèixer la relació entre oferta i demanda a Espanya, a través d'un sondeig interactiu que van realitzar els assistents.

Segons el sondeig, el 100% dels events s'inclinen per recomanacions d'amics o altres clients per buscar un venue; en segon lloc, els cercadors online (Google); i, en tercer lloc, els portals de recerca d'espais. En contrast, els mitjans menys utilitzats han estat en aquest ordre, les agències receptives o Venue Finder, i els Fam trips. D'altra banda, tan sols un 23% dels organitzadors asseguren haver reservat alguna vegada basant-se únicament en la recerca online, tot i que remarquen la preferència cap al contacte directe amb el representant comercial i la visita prèvia al recinte.

L'estudi exterioritza que les tipologies d'esdeveniments que generalment utilitzen espais urbans són els sopars de gala i les festes nocturnes, segons el 71%, succeït de les reunions i els dinars de treball, i els llançaments de productes. En contraposició, les activitats d'incentiu/teambuilding, i les exposicions/fires són els esdeveniments més votats per celebrar en venues no urbans.

Quant a la durada, segons el 67% de la mostra, els esdeveniments de mig dia són els més freqüents en l'elecció de venus per a la seua celebració; seguits dels esdeveniments d'un dia sencer, amb un 52%; i com a menys freqüents els esdeveniments que s'estenen a més d'un dia, amb tan sols un 22%.

Els factors fonamentals per a l'organitzador a l'hora de triar un venue, són en aquest ordre, localització, accessibilitat i pressupost; destacant també la gestió de la sol·licitud, és a dir, la rapidesa, flexibilitat i personalització. Davant el mateix preu, es considera clau tant la localització (per a un 100% dels enquestats) com l'atenció al client (per al 90%).

Finalment, ambdues parts coincideixen en un 100%, que el mitjà de comunicació principal ha de ser l'e-mail directe; en segon lloc, els organitzadors mostren preferència per trobar-se en fires del sector, seguit de les visites comercials; en canvi, els representants d'espais prefereixen clarament com a segona opció les visites comercials amb gairebé un 70%, i com a tercera opció, les trucades comercials.